Как руководителям подразделений эффективно обучать своих сотрудников. Часть 2
Этот материал рассматривает не общую тему обучения персонала в компаниях, где главным методологом и заказчикомобучения является служба персонала, а тему обучения самими менеджерами своего персонала в силу явных недостатков корпоративного обучения.
Основные вопросы данной статьи. Какова система знания эффективного офисного сотрудника? Как нужно учить сотрудников? Каково самое минимальное, но эффективное обучающее решение для подразделения?
Какова система знания эффективного офисного сотрудника?
ФГОСы и учебники не подходят. Логика производственных систем от крупных компаний таких как Газпромнефть, СИБУР тоже не подходит. Основное внимание этих документов сосредоточено на топ менеджерах.
Если проанализировать вакансии работников на сайтах поисков работы и типовые профили компетенций, то получится следующая классификация знания по профилю «Эффективный офисный работник»
1. Базовые цифровые навыки
2. Эффективная деловая коммуникация
3. Навыки активного слушания
4. Управление временем и приоритетами (тайм менеджмент)
5. Решение проблем и принятие решений
6. Понимание и выполнение задач подразделения по перечню 6.1 – 6.Х
Быстрый поиск и фильтрация релевантной информации.
Структурирование информации: составление конспектов, сводок, выжимки ключевых тезисов.
Грамотное оформление писем, отчётов, презентаций, протоколов.
12. Стрессоустойчивость и эмоциональная регуляция
Документы по подразделению. Документы по главным процессам компании.
14. Исполнительность и ответственность
Самостоятельное выполнение задач. Соблюдение сроков. Результативность.
15. Рынок компании
Понимание потребностей клиентов. Более точное развитие. Поддержание качества.
16. Проблемы подразделения.
Проблемы 1, 2, 3.
По направлению «Проблемы» методом опросов выявляем 3 основные текущие проблемы вашего подразделения. Они могут меняться со временем. Сотрудник должен справляться с данными проблемами.
Какова система знания эффективного офисного сотрудника?
ФГОСы и учебники не подходят. Логика производственных систем от крупных компаний таких как Газпромнефть, СИБУР тоже не подходит. Основное внимание этих документов сосредоточено на топ менеджерах.
Если проанализировать вакансии работников на сайтах поисков работы и типовые профили компетенций, то получится следующая классификация знания по профилю «Эффективный офисный работник»
1. Базовые цифровые навыки
- Владение офисным ПО (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Работа с корпоративными системами (CRM, ERP, документооборот).
- Основы информационной безопасности.
2. Эффективная деловая коммуникация
- Чёткое изложение мыслей в устной и письменной форме.
- Составление понятных и структурированных писем, отчётов, запросов.
- Соблюдение норм деловой этики и стиля общения.
3. Навыки активного слушания
- Умение воспринимать и точно понимать информацию от коллег и клиентов.
- Задавание уточняющих вопросов.
- Демонстрация вовлечённости в диалог.
4. Управление временем и приоритетами (тайм менеджмент)
- Планирование рабочего дня и недели.
- Определение приоритетов задач (доработанная матрица Эйзенхауэра и т. д.).
- Минимизация отвлекающих факторов и прокрастинации.
5. Решение проблем и принятие решений
- Анализ ситуации: выделение причин и следствий.
- Генерация вариантов решения.
- Оценка рисков и выбор оптимального решения.
6. Понимание и выполнение задач подразделения по перечню 6.1 – 6.Х
- Знание своих задач. Понимание входов и выходов своего участка работы. Показателей качества и сроков. Осведомлённость о смежных процессах и взаимодействиях с другими отделами.
- Понимание фаз проекта (инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение).
- Умение работать в рамках сроков и бюджета.
- Навыки постановки и декомпозиции задач.
- Умение давать конструктивную обратную связь коллегам (по модели «Ситуация Действие Результат» и т. п.).
- Способность воспринимать обратную связь от руководителя и использовать её для развития.
- Поиск и отбор релевантной информации.
- Быстрое освоение новых инструментов и технологий.
- Применение полученных знаний на практике.
- Готовность помогать коллегам.
- Умение согласовывать действия для достижения общей цели.
- Разрешение рабочих разногласий конструктивным путём.
Быстрый поиск и фильтрация релевантной информации.
Структурирование информации: составление конспектов, сводок, выжимки ключевых тезисов.
Грамотное оформление писем, отчётов, презентаций, протоколов.
12. Стрессоустойчивость и эмоциональная регуляция
- Сохранение продуктивности в условиях дедлайнов и изменений.
- Управление собственными эмоциями в сложных ситуациях.
- Поддержание позитивного настроя в команде.
Документы по подразделению. Документы по главным процессам компании.
14. Исполнительность и ответственность
Самостоятельное выполнение задач. Соблюдение сроков. Результативность.
15. Рынок компании
Понимание потребностей клиентов. Более точное развитие. Поддержание качества.
16. Проблемы подразделения.
Проблемы 1, 2, 3.
По направлению «Проблемы» методом опросов выявляем 3 основные текущие проблемы вашего подразделения. Они могут меняться со временем. Сотрудник должен справляться с данными проблемами.
Как нужно учить сотрудников?
Рассмотрим 2 основных варианта: учим нового сотрудника и учим опытного сотрудника.
Как учить и адаптировать нового сотрудника.
Этап 1. Подготовка до выхода сотрудника
Подготовить план адаптации. Назначить опытного наставника. Предупредить команду о новом сотруднике, кратко рассказать о его роли.
Этап 2. Первый день
Личное приветствие, знакомство с командой. Экскурсия по офису/подразделению.
Вводный инструктаж: правила, график работы, каналы коммуникации, режим, конфиденциальность.
Выдача необходимых материалов: регламент, нормативные документы, чек‑лист учебных тем, контакты ключевых сотрудников.
Постановка первых простых задач для «вхождения в ритм».
Этап 3. Первая неделя
Обсуждение с сотрудником его ожиданий и опасений. Ознакомление с целями подразделения, KPI, приоритетными проектами.
Погружение в рабочие процессы: демонстрация инструментов (CRM, таск‑трекеры и т. д.).
Регулярная обратная связь от наставника и руководителя (ежедневные короткие встречи).
Выполнение основных задач под контролем наставника. Подробно пройти тему корпоративной культуры.
Этап 4. Первый месяц
Постепенное увеличение сложности и объёма задач.
Участие в командных встречах, обсуждение текущих проектов.
Первая промежуточная встреча с руководителем: разбор успехов и сложностей, корректировка плана адаптации.
Закрепление за сотрудником небольших самостоятельных задач с чёткими сроками и критериями результата.
Оценка прогресса по ключевым компетенциям и задачам.
Ключевые обязанности руководителя на всём процессе:
Регулярно встречаться с новым сотрудником ( раз в неделю в первый месяц). Давать конструктивную обратную связь: отмечать успехи, корректировать ошибки.
И если все идет хорошо – испытательный срок пройден.
Как учить опытных сотрудников.
Ранее была показана классификация знаний и навыков из 16 направлений для профиля «Эффективный офисный сотрудник». Эти 16 направлений знаний укладываются в таблицу Excel. П. 6.1. разворачивается в полный перечень функций подразделения, 8-12-20 штук. Получается 50-60 строк.
Далее всем сотрудникам нужно проставить оценки от 1 (минимум) до 5 (максимум) знаний. Это столбцы. Собираем начальника подразделения и пару опытных сотрудников и выставляем эти оценки.
Упрощенный пример показан в следующей таблице:
Рассмотрим 2 основных варианта: учим нового сотрудника и учим опытного сотрудника.
Как учить и адаптировать нового сотрудника.
Этап 1. Подготовка до выхода сотрудника
Подготовить план адаптации. Назначить опытного наставника. Предупредить команду о новом сотруднике, кратко рассказать о его роли.
Этап 2. Первый день
Личное приветствие, знакомство с командой. Экскурсия по офису/подразделению.
Вводный инструктаж: правила, график работы, каналы коммуникации, режим, конфиденциальность.
Выдача необходимых материалов: регламент, нормативные документы, чек‑лист учебных тем, контакты ключевых сотрудников.
Постановка первых простых задач для «вхождения в ритм».
Этап 3. Первая неделя
Обсуждение с сотрудником его ожиданий и опасений. Ознакомление с целями подразделения, KPI, приоритетными проектами.
Погружение в рабочие процессы: демонстрация инструментов (CRM, таск‑трекеры и т. д.).
Регулярная обратная связь от наставника и руководителя (ежедневные короткие встречи).
Выполнение основных задач под контролем наставника. Подробно пройти тему корпоративной культуры.
Этап 4. Первый месяц
Постепенное увеличение сложности и объёма задач.
Участие в командных встречах, обсуждение текущих проектов.
Первая промежуточная встреча с руководителем: разбор успехов и сложностей, корректировка плана адаптации.
Закрепление за сотрудником небольших самостоятельных задач с чёткими сроками и критериями результата.
Оценка прогресса по ключевым компетенциям и задачам.
Ключевые обязанности руководителя на всём процессе:
Регулярно встречаться с новым сотрудником ( раз в неделю в первый месяц). Давать конструктивную обратную связь: отмечать успехи, корректировать ошибки.
И если все идет хорошо – испытательный срок пройден.
Как учить опытных сотрудников.
Ранее была показана классификация знаний и навыков из 16 направлений для профиля «Эффективный офисный сотрудник». Эти 16 направлений знаний укладываются в таблицу Excel. П. 6.1. разворачивается в полный перечень функций подразделения, 8-12-20 штук. Получается 50-60 строк.
Далее всем сотрудникам нужно проставить оценки от 1 (минимум) до 5 (максимум) знаний. Это столбцы. Собираем начальника подразделения и пару опытных сотрудников и выставляем эти оценки.
Упрощенный пример показан в следующей таблице:
Учебные темы | Петр | Мария | Влад | … | Среднее |
Коммуникации 1… | 1 | 2 | 4 |
| 3,5 |
Решение проблем процесс 2… | 3 | 3 | 4 |
| 3,7 |
Бизнес процесс 1… | 3 | 4 | 5 |
| 4 |
Бизнес процесс 5… | 2 | 4 | 4 |
| 3,8 |
Командная работа 2… | 5 | 3 | 4 |
| 4,2 |
Проблема 3… | 3 | 2 | 4 |
| 3 |
Итого | 17 | 18 | 25 |
|
|
Еще в одном столбце выставляем средний показатель по подразделениюна дату. Внизу делаем строку, суммирующую все показатели. Станет понятна системная оценка каждого сотрудника и в отдельном столбце сотрудника цветом выделяем первоочередные задачи обучения. Получаем 10-15 учебных задач на год на человека. Это и есть индивидуальный план на обучение.
Оптимальный подход — комбинировать внутренние ресурсы (обучение сотрудников-экспертов, наставничество), внешние услуги и цифровые инструменты. Это позволит сбалансировать качество и стоимость обучения. Ключевую роль играет грамотное планирование и приоритизация процессов с учётом их важности для бизнеса.
Важно организовать и вести общую учебную базу подразделения. Сотрудник нашел хороший материал – положил в учебную базу. Другой сотрудник прошелобучение - конспект положил в учебную базу.
Лучший письменная форма для подготовки, проведения занятия и последующего повторения - рабочая тетрадь. Немого отсталая, но лучшая. Рабочие тетради оптимальны, когда цель — не только передать знания, но и отработать их на практике, развить навыки решения задач, самоконтроля и аналитического мышления. Они особенно полезны для закрепления материала, подготовки к реальным рабочим ситуациям и индивидуализации обучения.
Самый эффективный вариант обучения по важным темам личное занятие с экспертом по подготовленному списку важных задач/проблем. Нужно записать содержание занятие у крутого эксперта через транскрибатор, получить полный текст и конспект, после перевести через ИИ в учебный материал с примерами.
Ка использовать ИИ в разных учебных ситуациях?
Определение целей и структуры (10–20 минут)
Формулировка образовательных целей и cоставление краткого плана занятия.
ИИ‑помощь: ChatGPT, YandexGPT — генерация структуры по промту: «Составь план 45‑минутного занятия на тему [тема] для менеджеров среднего звена. Включи интерактивные элементы».
Сбор и анализ контента (20–40 минут)
Поиск релевантных данных, кейсов, статистики. Подбор примеров из практики.
ИИ‑помощь: ChatGPT, Perplexity — сбор актуальной информации с указанием источников;
Any Summary — анализ статей/докладов по теме;
Claude — обобщение большого объёма данных.
Создание материалов (30–60 минут)
Разработка слайдов или визуалов, Подготовка раздаточных материалов.
Написание инструкций для упражнений ИИ‑помощь:
Canva AI, Gamma — генерация презентаций;
Midjourney, Kandinsky, Шедеврум — создание иллюстраций;
ChatGPT — написание сценариев упражнений и кейсов.
Разработка интерактивных элементов (15–30 минут)
Создание мини‑тестов, вопросов для обсуждения. Планирование групповых заданий.
ИИ‑помощь: ChatGPT — генерация вопросов и тестов по теме с указанием уровня сложности.
Проверка и доработка (15–30 минут)
Редактирование материалов. Проверка логики изложения. Адаптация под аудиторию.
ИИ‑помощь: Grammarly, Яндекс Спеллер — проверка текста; ChatGPT — «сыграй роль опытного тренера и дай обратную связь по этому плану занятия».
Минимальное, но эффективное обучающее решение для подразделения.
Что делать менеджеру, если он не учитель, нет времени и желания учить? Самый простой вариант составить таблицу по 16 направлениям, как это было показано выше. Это фактически ТЗ на обучение. Далее изучить самому и обучить других системе самообразования и использования ИИ в обучении. Пусть сотрудники учатся по своему ТЗ сами с использованием ИИ.
Соответствующие документы находятся на сайте автора. Использовать компетентныхработников подразделения в качестве наставников и завести свою локальную учебно-информационную базу знаний.
Процесс знаний может быть растянут по времени, состоять из многих периодических занятий. А может проводится как разовая ежегодная масштабная акция. Просматриваем 2 ведущих тематических сайта за год. Просматриваем материалы последней ежегодной крутой тематической конференции. Анализируем материалы, готовим общий конспект. И это конспект обсуждаем с опытным экспертом. Итоговые материалы размещаем в своей базе знаний. И обсуждаем в коллективе.
Оптимальный подход — комбинировать внутренние ресурсы (обучение сотрудников-экспертов, наставничество), внешние услуги и цифровые инструменты. Это позволит сбалансировать качество и стоимость обучения. Ключевую роль играет грамотное планирование и приоритизация процессов с учётом их важности для бизнеса.
Важно организовать и вести общую учебную базу подразделения. Сотрудник нашел хороший материал – положил в учебную базу. Другой сотрудник прошелобучение - конспект положил в учебную базу.
Лучший письменная форма для подготовки, проведения занятия и последующего повторения - рабочая тетрадь. Немого отсталая, но лучшая. Рабочие тетради оптимальны, когда цель — не только передать знания, но и отработать их на практике, развить навыки решения задач, самоконтроля и аналитического мышления. Они особенно полезны для закрепления материала, подготовки к реальным рабочим ситуациям и индивидуализации обучения.
Самый эффективный вариант обучения по важным темам личное занятие с экспертом по подготовленному списку важных задач/проблем. Нужно записать содержание занятие у крутого эксперта через транскрибатор, получить полный текст и конспект, после перевести через ИИ в учебный материал с примерами.
Ка использовать ИИ в разных учебных ситуациях?
Определение целей и структуры (10–20 минут)
Формулировка образовательных целей и cоставление краткого плана занятия.
ИИ‑помощь: ChatGPT, YandexGPT — генерация структуры по промту: «Составь план 45‑минутного занятия на тему [тема] для менеджеров среднего звена. Включи интерактивные элементы».
Сбор и анализ контента (20–40 минут)
Поиск релевантных данных, кейсов, статистики. Подбор примеров из практики.
ИИ‑помощь: ChatGPT, Perplexity — сбор актуальной информации с указанием источников;
Any Summary — анализ статей/докладов по теме;
Claude — обобщение большого объёма данных.
Создание материалов (30–60 минут)
Разработка слайдов или визуалов, Подготовка раздаточных материалов.
Написание инструкций для упражнений ИИ‑помощь:
Canva AI, Gamma — генерация презентаций;
Midjourney, Kandinsky, Шедеврум — создание иллюстраций;
ChatGPT — написание сценариев упражнений и кейсов.
Разработка интерактивных элементов (15–30 минут)
Создание мини‑тестов, вопросов для обсуждения. Планирование групповых заданий.
ИИ‑помощь: ChatGPT — генерация вопросов и тестов по теме с указанием уровня сложности.
Проверка и доработка (15–30 минут)
Редактирование материалов. Проверка логики изложения. Адаптация под аудиторию.
ИИ‑помощь: Grammarly, Яндекс Спеллер — проверка текста; ChatGPT — «сыграй роль опытного тренера и дай обратную связь по этому плану занятия».
Минимальное, но эффективное обучающее решение для подразделения.
Что делать менеджеру, если он не учитель, нет времени и желания учить? Самый простой вариант составить таблицу по 16 направлениям, как это было показано выше. Это фактически ТЗ на обучение. Далее изучить самому и обучить других системе самообразования и использования ИИ в обучении. Пусть сотрудники учатся по своему ТЗ сами с использованием ИИ.
Соответствующие документы находятся на сайте автора. Использовать компетентныхработников подразделения в качестве наставников и завести свою локальную учебно-информационную базу знаний.
Процесс знаний может быть растянут по времени, состоять из многих периодических занятий. А может проводится как разовая ежегодная масштабная акция. Просматриваем 2 ведущих тематических сайта за год. Просматриваем материалы последней ежегодной крутой тематической конференции. Анализируем материалы, готовим общий конспект. И это конспект обсуждаем с опытным экспертом. Итоговые материалы размещаем в своей базе знаний. И обсуждаем в коллективе.
08 АПРЕЛЯ 2026