Хороший менеджер почти всегда идет от целей к задачам. Цели менеджера в начале работы: познакомиться с людьми и работой, получить общее понятие о своем отделе и задачах, начать работу без ошибок.
Начинаем работу в качестве начальника подразделения по плану, который изложен в чек-листе (таблица №1). Ставим отметки о выполнении. Этот процесс — важная часть адаптации руководителя.
| № | Раздел | Действия | Отметки/вып. |
|---|---|---|---|
| 1 | Встреча со своим руководителем | Выясните цели и задачи отдела. Узнайте сроки выполнения задач и предоставления отчетности. Что и как делать нельзя? Запишите все договоренности в письменном виде. Уточните список проблем, которые были при предыдущем руководителе. Уточните ситуационные лозунги и задачи (боремся за клиентов, дисциплину...?). Уточните друзей/недругов отдела. Уточните наставников по узким вопросам | |
| 2 | Знакомство с подразделением | Проведите общее собрание. Кратко расскажите о себе и планах. Назначьте индивидуальные встречи с каждым сотрудником | |
| 3 | Личные беседы с сотрудниками | Какие задачи решает сотрудник. Что нравится/не нравится в работе. Какие видит проблемы в отделе. Заполните личные профили | |
| 4 | Изучение документации | Ознакомьтесь с должностными инструкциями. Изучите другие нормативные документы и составьте выписку важного. Просмотрите последние отчеты отдела. Ознакомьтесь со структурой компании | |
| 5 | Коллеги-руководители | Знакомство. Уточните вопросы и проблемы взаимодействия. Познакомьтесь с секретарями и помощниками руководителей. | |
| 6 | Организация работы | Составьте список текущих задач и планы на каждый день. Установите систему отчетности. Определите расписание управленческих мероприятий (планерки, отчеты...) на неделю. Составьте свой план обучения на исп. срок |
Есть некий набор типичных ошибок руководителя. С учетом этих ошибок начинающих руководителей, не спешите сразу что-то менять:
- Не спешите сразу что-то менять.
- Не входите в конфликты.
- Не раздавайте задачи без понимания контекста.
- Не давайте больших обещаний.
- Не принимайте важные решения в одиночку. Советуйтесь с опытными сотрудниками.
- Не будьте слишком формальным или неформальным.
- Не заводите явных фаворитов.
Важные советы
Помните, вы теперь руководитель, а не коллега. Будьте открыты к диалогу, но держите дистанцию. Иначе вы можете столнуться с соботажем. Что делать в этом случае я уже писал в статье про саботаж подчиненных. Регулярно собирайте обратную связь. Работа в должности начальника отдела начинается с многочисленных встреч. Ваша задача — показать себя как компетентного, обязательного и внимательного руководителя, который уважает собеседников и команду и готов к конструктивному диалогу. Говорите мало, по существу. Обязательно нужно использовать блокнот и ручку.
Если начальника приглашают на сильную роль с большой и сложной задачей и на него делают ставку – то это должно сопровождаться карт-бланшем на наведение порядка и, значит, на увольнение сотрудников. Соответственно, если есть большие задачи – руководителю нужно навести порядок, вплоть до увольнений. Если вы – начинающий руководитель, право на увольнение вам сразу не доверят, пообещают предоставить позже, когда вы докажете свою эмоциональную зрелость и управленческие навыки. То есть, сможете принимать обдуманные решения на перспективу.
Со своим начальником нужно уточнить еще несколько важных моментов. Сформулировано ли в компании право менеджера на ошибку на испытательном сроке? Каковы стандартные реакции менеджмента компании на совершение сотрудниками разных видов нарушений: сотрудник не выполняет план (задач), нарушения трудовой дисциплины, непредставление отчетности.
Первая встреча вновь назначенного начальника с коллективом
Российские сотрудники хорошо помнят пословицу: «новая метла по-новому метет». И одну вещь персоналу нужно говорить обязательно: что вы даете коллективу некий срок (переходный период), чтобы каждый смог показать себя в работе – а все оргвыводы и увольнения будут или не будут позже. Это в существенной степени снижает нервные ожидания.
В противоположность такому подходу автор лично слышал, как сотрудник, и другое выступление на первой встрече с коллективом нового директора: «Я на прошлом месте работы - на заводе уволил 3000 человек, потому что так было нужно. И здесь я быстро наведу порядок». Наиболее мобильны в отношении смены работы и независимы именно хорошие сотрудники. Если новый начальник начинает совместную деятельность с угроз или обещания привести на место старых сотрудников своих людей, то самые компетентные сотрудники:
- начнут искать новое место работы;
- будут формально относится к работе, поскольку рассчитывают вскоре уволиться.
Старые сотрудники часто спрашивают нового руководителя, а вы приведете с собой «своих» сотрудников? Автор на это всегда отвечал предельно честно, что привести может вполне, но считает целесообразным сначала поработать с имеющимся коллективом. Потом последуют отдельные встречи с каждым работником. Автор советует с самого начала работать с учетно-информационным листом сотрудника. Этот лист построен по определенной системе, что упрощает проведение разговора и дает возможность фиксировать все важные детали.
Работа с информацией
Назначили руководителем, что делать? Поначалу новый начальник вызывает настороженность подчиненных. При этом начальнику нужны доверительные отношения с 2-3 сотрудниками, которые смогут внятно дать обратную связь при проблемах и конфликтах. Договариваться о таких взаимоотношениях целесообразно на второй-третьей встрече и только в индивидуальном порядке, когда стороны убедятся в минимальном наборе качеств своего визави (вменяемый, отвечает за свои слова) для доверительных отношений. И полученную от доверенных сотрудников информацию нужно использовать осторожно. Все разведки мира утверждают следующее: имей несколько источников информации, никогда не сдавай свои источники информации.
Основные 2 – 3 бизнес-процесса своего подразделения новому руководителю желательно самому нарисовать в виде схем. Пока рисунка на бумаге не появится, детального понимания производственного процесса скорее не будет. Для этого важно прокачивать свои навыки руководителя.
В самом простом виде бизнес-процесс представляет собой последовательную схему перехода изделия, работы, документа на каждое следующее рабочее место (к новому исполнителю). Без такой схемы многие важные детали бизнес-процессов могут остаться незамеченными.
Обязательно нужно уточнять – в чем были проблемы прошлого начальника. Составить список этих проблем, посоветоваться с опытными товарищами и подготовить план по их преодолению. С учетом имеющихся возможностей.
Если после прочтения статьи вы понимаете, что вам нужна не просто теория, а внедрение работающей системы в вашем подразделении — приглашаю на индивидуальный аудит.
Мы разберем ваш кейс, составим Индивидуальное Техническое Задание (ИТЗ) и определим точки роста вашего отдела. Стоимость диагностики — 5 000 ₽ (депозит, который пойдет в зачет обучения).