Обучение и развитие: почему менеджер должен учить сам

Обучение сотрудников силами менеджера

Этот материал рассматривает не общую тему обучения персонала в компаниях, где главным методологом и заказчиком обучения является служба персонала, а тему обучения самими менеджерами своего персонала в силу явных недостатков корпоративного обучения.

Основные вопросы данной статьи. Какова система знания эффективного офисного сотрудника? Как нужно учить сотрудников? Каково самое минимальное, но эффективное обучающее решение для подразделения?

Какова система знания эффективного офисного сотрудника?

ФГОСы и учебники не подходят. Логика производственных систем от крупных компаний таких как Газпромнефть, СИБУР тоже не подходит. Основное внимание этих документов сосредоточено на глобальной системе управления в компаниях и топ менеджерах.

Если проанализировать вакансии работников на сайтах поисков работы и типовые профили компетенций, то получится следующая классификация знания по профилю «Эффективный офисный работник»:

1. Базовые цифровые знания
   • Владение офисным ПО (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
   • Работа с корпоративными системами (CRM, ERP, документооборот).
   • Основы информационной безопасности.
2. Эффективная деловая коммуникация
   • Чёткое изложение мыслей в устной и письменной форме.
   • Составление понятных и структурированных писем, отчётов, запросов.
   • Соблюдение норм деловой этики и стиля общения.
3. Умение активно слушать
   • Умение воспринимать и точно понимать информацию от коллег и клиентов.
   • Задавание уточняющих вопросов.
   • Демонстрация вовлечённости в диалог.
4. Управление временем и приоритетами (тайм менеджмент)
   • Планирование рабочего дня и недели.
   • Определение приоритетов задач (доработанная матрица Эйзенхауэра и т. д.).
   • Минимизация отвлекающих факторов и прокрастинации.
5. Решение проблем и принятие решений
   • Анализ ситуации: выделение причин и следствий.
   • Генерация вариантов решения.
   • Оценка рисков и выбор оптимального решения.
6. Понимание и выполнение задач подразделения по перечню 6.1 – 6.Х
   • Знание своих задач. Понимание входов и выходов своего участка работы. Показателей качества и сроков. Осведомлённость о смежных процессах и взаимодействиях с другими отделами.
7. Базовые умения проектного управления
   • Понимание фаз проекта (инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение).
   • Умение работать в рамках сроков и бюджета.
   • Навыки постановки и декомпозиции задач.
8. Знания эффективной обратной связи
   • Умение давать конструктивную обратную связь коллегам.
   • Способность воспринимать обратную связь от руководителя и использовать её для развития.
9. Знания по самообучению и адаптации
   • Поиск и отбор релевантной информации.
   • Быстрое освоение новых инструментов и технологий.
   • Применение полученных знаний на практике.
10. Командная работа и сотрудничество
    • Готовность помогать коллегам.
    • Умение согласовывать действия для достижения общей цели.
    • Разрешение рабочих разногласий конструктивным путём.
11. Умение работать с информацией и подготовки документов
    • Быстрый поиск и фильтрация релевантной информации.
    • Структурирование информации: составление конспектов, сводок, выжимки ключевых тезисов. Грамотное оформление писем, отчётов, презентаций, протоколов.
12. Знания в области стрессоустойчивости и эмоциональной регуляции
    • Сохранение продуктивности в условиях дедлайнов и изменений.
    • Управление собственными эмоциями в сложных ситуациях.
    • Поддержание позитивного настроя в команде.
13. Регламенты и нормативные документы компании
    • Документы по подразделению. Документы по главным процессам компании.
14. Исполнительность и ответственность
    • Самостоятельное выполнение задач. Соблюдение сроков. Результативность.
15. Рынок компании
    • Понимание потребностей клиентов. Более точное развитие. Поддержание качества.
16. Проблемы подразделения. Проблемы 1, 2, 3.
    • По направлению «Проблемы» методом опросов выявляем 3 основные текущие проблемы вашего подразделения. Они могут меняться со временем. Сотрудник должен справляться с данными проблемами.

Как нужно учить сотрудников?

Рассмотрим 2 основных варианта: учим нового сотрудника и учим опытного сотрудника:

• Порядок и сроки обучения нового сотрудника
• Как учить и адаптировать нового сотрудника

Этап 1. Подготовка до выхода сотрудника
Подготовить план адаптации. Назначить опытного наставника. Предупредить команду о новом сотруднике, кратко рассказать о его роли.

Этап 2. Первый день
Личное приветствие, знакомство с командой. Экскурсия по офису/подразделению.
Вводный инструктаж: правила, график работы, каналы коммуникации, режим, конфиденциальность.
Выдача необходимых материалов: регламент, нормативные документы, чек лист учебных тем, контакты ключевых сотрудников.
Постановка первых простых задач для «вхождения в ритм».

Этап 3. Первая неделя
Обсуждение с сотрудником его ожиданий и опасений. Ознакомление с целями подразделения, KPI, приоритетными проектами.
Погружение в рабочие процессы: демонстрация инструментов (CRM, таск трекеры и т. д.).
Регулярная обратная связь от наставника и руководителя (ежедневные короткие встречи).
Выполнение основных задач под контролем наставника. Подробно пройти тему корпоративной культуры, табу и привычек руководства.

Этап 4. Первый месяц
Постепенное увеличение сложности и объёма задач.
Участие в командных встречах, обсуждение текущих проектов.
Первая промежуточная встреча с руководителем: разбор успехов и сложностей, корректировка плана адаптации.
Закрепление за сотрудником небольших самостоятельных задач с чёткими сроками и критериями результата.
Оценка прогресса по ключевым компетенциям и задачам.

Ключевые обязанности руководителя на всём процессе: регулярно встречаться с новым сотрудником (раз в неделю в первый месяц). Давать конструктивную обратную связь: отмечать успехи, корректировать ошибки. И если все идет хорошо – испытательный срок пройден.

Как учить опытных сотрудников

Ранее была показана классификация знаний и навыков из 16 направлений для профиля «Эффективный офисный сотрудник». Эти 16 направлений знаний укладываются в таблицу Excel. П. 6.1. разворачивается в полный перечень функций подразделения, 8-12-20 штук. Получается 50-60 строк.

Далее всем сотрудникам нужно проставить оценки от 1 (минимум) до 5 (максимум) знаний. Это столбцы. Собираем начальника подразделения и пару опытных сотрудников и выставляем эти оценки.

Еще в одном столбце выставляем средний показатель по подразделению на дату. Внизу делаем строку, суммирующую все показатели. Станет понятна системная оценка каждого сотрудника и в отдельном столбце сотрудника цветом выделяем первоочередные задачи обучения. Получаем 10-15 учебных задач на год на первый год обучения на одного сотрудника. Это и есть индивидуальный план на обучение.

Процесс развития сотрудника: от адаптации до мастерства. Напомню, что руководитель подразделения развивает сотрудника последовательно в рамках повышения квалификации, соответствующей: самостоятельному профессионалу в рамках своей должности; профессионалу в том числе (частично) в смежных должностях; профессионалу и наставнику.

Процесс развития сотрудника должен быть непрерывным и постоянным, что означает обучение не менее 40-45 минут каждую неделю. Объем обучения второго и следующих лет обучения могут включать 15-20 учебных задач на год. К окончанию второго года обучения вменяемый и мотивированный сотрудник должен стать профессионалом (мастером). Но обучение должно продолжаться и в следующие периоды с учетом очередных оценок, фиксирующих недостатки (провалы) знаний.

Оптимальный подход — комбинировать внутренние ресурсы (обучение сотрудников-экспертов, наставничество), внешние услуги и цифровые инструменты. Это позволит сбалансировать качество и стоимость обучения. Ключевую роль играет грамотное планирование и приоритизация процессов с учётом их важности для бизнеса.

Важно организовать и вести общую учебную базу подразделения. Сотрудник нашел хороший материал – положил в учебную базу. Другой сотрудник прошел обучение - конспект положил в учебную базу.

Лучший письменная форма для подготовки, проведения занятия и последующего повторения - рабочая тетрадь. Немного отсталая, но лучшая. Рабочие тетради оптимальны, когда цель — не только передать знания, но и отработать их на практике, развить навыки решения задач, самоконтроля и аналитического мышления. Они особенно полезны для закрепления материала, подготовки к реальным рабочим ситуациям и индивидуализации обучения.

Самый эффективный вариант обучения по важным темам личное занятие с экспертом по подготовленному списку важных задач/проблем. Нужно записать содержание занятие у крутого эксперта через транскрибатор, получить полный текст и конспект, после перевести через ИИ в учебный материал с примерами.

Как использовать ИИ в разных учебных ситуациях?

• Определение целей и структуры (10–20 минут): Формулировка образовательных целей и Составление краткого плана занятия. ИИ помощь: ChatGPT, YandexGPT — генерация структуры по промту: «Составь план 45 минутного занятия на тему [тема] для менеджеров среднего звена. Включи интерактивные элементы».
• Сбор и анализ контента (20–40 минут): Поиск релевантных данных, кейсов, статистики. Подбор примеров из практики. ИИ помощь: ChatGPT, Perplexity — сбор актуальной информации с указанием источников; Any Summary — анализ статей/докладов по теме; Claude — обобщение большого объёма данных.
• Создание материалов (30–60 минут): Разработка слайдов или визуалов, Подготовка раздаточных материалов. Написание инструкций для упражнений. ИИ помощь: Canva AI, Gamma — генерация презентаций; Midjourney, Kandinsky, Шедеврум — создание иллюстраций; ChatGPT — написание сценариев упражнений и кейсов.
• Разработка интерактивных элементов (15–30 минут): Создание мини тестов, вопросов для обсуждения. Планирование групповых заданий. ИИ помощь: ChatGPT — генерация вопросов и тестов по теме с указанием уровня сложности.
• Проверка и доработка (15–30 минут): Редактирование материалов. Проверка логики изложения. Адаптация под аудиторию. ИИ помощь: Grammarly, Яндекс Спеллер — проверка текста; ChatGPT — «сыграй роль опытного тренера и дай обратную связь по этому плану занятия».

Минимальное, но эффективное обучающее решение для подразделения.

Что делать менеджеру, если он не учитель, нет времени и желания учить? Строим минимальную систему из 4 инструментов:

1. Самый простой вариант составить таблицу по 16 направлениям, как это было показано выше. Это фактически ТЗ на обучение.
2. Далее изучить самому и обучить других системе самообразования и использования ИИ в обучении. Пусть сотрудники учатся по своему ТЗ сами с использованием ИИ. Соответствующие документы находятся на сайте автора.
3. Использовать компетентных работников подразделения в качестве наставников.
4. Завести свою локальную учебно-информационную базу знаний.

Процесс знаний может быть растянут по времени, состоять из многих периодических занятий. А может проводится как разовая ежегодная масштабная акция. Просматриваем 2 ведущих тематических сайта за год. Просматриваем материалы последней ежегодной крутой тематической конференции. Анализируем материалы, готовим общий конспект. И это конспект обсуждаем с опытным экспертом. Итоговые материалы размещаем в своей базе знаний. И обсуждаем в коллективе.

Бонус: внедряем систему наставничества в вашем отделе, чтобы вы перестали учить сотрудников «на пальцах» и автоматизировали этот процесс.

Если вы чувствуете, что вам нужна персональная помощь, чтобы адаптировать эти стратегии под вашу команду и бизнес-задачи, вы всегда можете связаться со мной. Я помогу провести диагностику команды, разработать антикризисный план и найти точки роста даже в самой сложной ситуации.